Что такое группы в Togezzer
В Togezzer есть разные типы групп, в статье расскажем в чём между ними различия и как создать группу по шагам
Группы — это способ объединить людей вокруг какой-либо темы. У ваших отделов наверняка уже есть группы в мессенджерах. Скорее всего вы знаете как создавать группы в компании и с их помощью решать возникшие задачи.
В этой статье поговорим о том, как эффективно работать с группами в Togezzer.
Типы групп и различия между ними
Департамент
Каждый сотрудник вашей компании уже числится в каком-либо подразделении: продажи, маркетинг, бухгалтерия, производство и так далее. Вам просто нужно создать для них группы с типом «Департамент» в пространстве Togezzer.
В департаменте состоят только его сотрудники. Есть чат, куда можно обратиться за помощью к экспертам или отправить им задачу. Все задачи департамента есть на его доске и в статистике. Благодаря этому можно быстро понимать кто чем занят, отслеживать продуктивность всего департамента и вмешиваться, если что-то пошло не так.
Оргструктура ОАО «Экспоцентр». В компании есть департаменты «Производство», «Финансы», «Коммерческий», «Реклама»
В компании «Шоколад» есть группа департамента «Финансы» для обсуждений и задач, связанных с отчетностью за квартал
Проект
Проект это временная активность. У проектов есть жизненный цикл: идея, планирование, реализация, окончание.
Проект помогает объединять усилия нескольких подразделений. Руководитель проекта отвечает за его успех. Только он может распределять задачи по участникам.
Например, компания запускает интернет-магазин. В запуске участвуют представители всех подразделений, а руководит проектом менеджер. Проект закончится как только интернет-магазин откроется.
Процесс
Процессы это повторяющиеся задачи: согласование платежей, отпуска, заявки на техподдержку. Процессы редко меняются и имеют предсказуемый результат.
Выстроенные процессы освобождают время руководителя и сотрудников.
Например, менеджеру нужно согласовать платежку. Процессы помогают ему не тратить на встречи с согласующими и объяснение им что к чему. В Togezzer менеджер создаёт карточку на доске «Платежи» и её получает финансист, отвечающий за процесс. Дальше он проверяет всё ли в порядке, затем платежку отдают на подпись гендиректору, а после этого в оплату. Всё это время менеджер может видеть статус согласования.
Групповой чат
Чаты помогут если нужно что-то обсудить с участием сотрудников из нескольких отделов или всей компании. У чатов нет доски с задачами, их цель организовать дискуссию.
Например чат для автовладельцев, обсуждения книг, новостей индустрии или лайфхаков.
Разные типы групп по-разному отображены в разделе «Чаты»
Создание группы, пошаговая инструкция
С телефона
- Зайдите в раздел «Чаты»
- Нажмите иконку «Создать»
- Нажмите «Создать новую группу»
- Выберите тип группы
- Напишите название, добавьте участников
Создание группы в веб-версии
- Зайдите в раздел «Чаты»
- Нажмите иконку «Создать»
- Выберите тип группы
- Напишите название и описание
- Добавьте участников
Советы по работе с группами
Назначайте задачи группе. Если вы не знаете кто из членов группы будет исполнителем, назначайте задачу всей группе:
- Напишите что нужно сделать
- В поле «Кому» укажите группу
Участники группы получат уведомление о задаче в общем чате. Дальше они самостоятельно договорятся о том, кто будет работать с задачей, либо администратор группы назначит ей исполнителя.
Пример задачи на группу. Генеральный директор просит рассчитать премии за квартал
Участники группы видят задачу в общем чате, любой из них может назначить себя или другого члена группы исполнителем
Используйте роли в группе
В Togezzer есть разные категории пользователей группы: обычные пользователи, администраторы и гости группы.
Изменение ролей в группе доступно только на компьютере. Инструкции в статье «Управление участниками группы»
Администратор — это тот кто создал группу. Он может редактировать описание группы, добавлять и удалять других пользователей.
Участник группы — исполнитель задач в группе. Он видит чат и все задачи, может создавать и редактировать задачи в группе. Видит других участников и может их приглашать.
Гости группы — это наблюдатели. Они могут только просматривать задачи и оставлять сообщения в чатах. У них нет возможности редактировать или перемещать задачи, а также приглашать других участников.
Такая структура позволяет вам адаптировать инструмент под бизнес-процессы компании.
Например:
- создать группу «Финансы» в которой гости смогут отправлять заявки на оплату, но не смогут менять статус заявки
- создать группу «Продажи» в которой продавцы будут вести статусы работы с клиентами, а все остальные смотреть как идёт работа